KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU KAPSAMINDA
HASTA AYDINLATMA METNİ

Bu metin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) ve ilgili mevzuat uyarınca, Dr. Mustafa Tan Muayenehanesi ("Muayenehane") tarafından kişisel verilerinizin işlenme süreçleri hakkında siz değerli hastalarımızı ve danışanlarımızı bilgilendirmek amacıyla hazırlanmıştır. Bu metni okumanız veya teslim almanız, kişisel verilerinizin işlenmesi için "açık rıza" verdiğiniz anlamına gelmez. Açık rıza gerektiren işlemler (örneğin sosyal medya paylaşımı veya pazarlama) için size ayrıca bir Açık Rıza Belgesi sunulacaktır.

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kanun kapsamında kişisel verilerinizin işlenme amaçlarını ve yöntemlerini belirleyen Veri Sorumlusuna ait iletişim bilgileri aşağıdadır:

2. Kişisel Verileriniz, İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepleri

Verilerinizin işlenmesi sürecinde öncelikle Kanun'un 5. ve 6. maddelerindeki yasal şartlar değerlendirilir. Yalnızca bu şartların karşılanmadığı istisnai durumlarda açık rızanıza başvurulur. İşlenen veri kategorileri ve amaçları şunlardır:

2.1. Kimlik Bilgileri

İşlenen Veriler: Ad-soyad, T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve yeri, medeni hal, anne-baba adı

• Hasta kaydınızın açılması, randevularınızın oluşturulması ve sağlık hizmeti süreçlerinin yönetilmesi amacıyla, bir sözleşmenin kurulması veya ifası için veri işlemenin gerekli olması şartına dayanır. (KVKK m.5/2-(c))
• Fatura düzenlenmesi ve yetkili kurumlara yapılması gereken zorunlu bildirimler, hukuki yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi amacıyla gerçekleştirilir. (KVKK m.5/2-(ç))
• Acil durumlarda kimlik bilgilerinizin ilgili birimlere iletilmesi, fiili imkânsızlık nedeniyle rıza açıklayamayacak durumda olmanız halinde sizin veya bir başkasının hayatını ya da beden bütünlüğünü korumak hukuki sebebine dayanır. (KVKK m.5/2-(b))
• Verilerinizin olası hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması şartına tabidir. (KVKK m.5/2-(e))
• Muayenehane giriş/çıkışlarının takibi ve fiziksel mekân güvenliğinin sağlanması, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz kapsamında yürütülür. (KVKK m.5/2-(f))
• Hizmetlerimiz ve kampanyalarımız hakkında sizlere reklam veya tanıtım iletilmesi ise yalnızca açık rızanızın bulunması halinde mümkündür. (KVKK m.5/1)

2.2. İletişim Bilgileri

İşlenen Veriler: Telefon numarası, e-posta adresi, açık adres, KEP adresi

• Randevu hatırlatmaları, tedavi bildirimleri, acil durum iletişimi ve talep/şikâyetlerinizin yanıtlanması, bir sözleşmenin kurulması veya ifası için veri işlemenin gerekli olması şartına dayanır. (KVKK m.5/2-(c))
• Fatura, ödeme bildirimleri ve yasal tebligatların iletilmesi, hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi amacıyla gerçekleştirilir. (KVKK m.5/2-(ç))
• Hizmet kalitesini artırmak amacıyla memnuniyet değerlendirmelerinin yapılması, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz kapsamında yürütülür. (KVKK m.5/2-(f))
• Kampanya ve tanıtım mesajlarının gönderilmesi ise yalnızca açık rızanızın bulunması halinde mümkündür. (KVKK m.5/1)

2.3. Randevu ve Hizmet Kayıtları ile Finans Bilgileri

İşlenen Veriler: Randevu geçmişi, ödeme, fatura, senet/çek ve dekont bilgileri

• Sağlık hizmetinin planlanması, ödeme süreçlerinin yönetimi ve hizmet kalitesinin takibi, bir sözleşmenin kurulması veya ifası için veri işlemenin gerekli olması şartına dayanır. (KVKK m.5/2-c)
• Muhasebe kayıtlarının tutulması ve vergi/SGK mevzuatından doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi amacıyla gerçekleştirilir. (KVKK m.5/2-ç)

2.4. Güvenlik Kamera Kayıtları

Muayenehane içi ve giriş/çıkış alanlarında bulunan toplam altı adet güvenlik kamerası vasıtasıyla görüntü kaydı yapılmaktadır. Görüntü kayıtlarınız aşağıdaki amaçlarla ve veri işleme şartları gereğince işlenmektedir:

• Muayenehane güvenliğinin sağlanması, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz için veri işlemenin zorunlu olması kapsamında yürütülmektedir. (KVKK m.5/2-f)
• Acil durumlarda gerekli müdahalenin yapılabilmesi, fiili imkânsızlık nedeniyle rıza açıklayamayacak durumda bulunulması halinde hayat veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması hukuki sebebine dayanmaktadır. (KVKK m.5/2-b)
• Olası hukuki süreçlerde delil niteliği taşıması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması kuralına tabidir. (KVKK m.5/2-e)

2.5. İşlem Güvenliği Bilgileri

İşlenen Veriler: IP adresi, giriş/çıkış log kayıtları, sistem şifreleri

• Bilgi güvenliğinin sağlanması ve yetkisiz erişimlerin önlenmesi, temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz için veri işlemenin zorunlu olması kapsamında yürütülmektedir. (KVKK m.5/2-f)
• Yasal log tutma yükümlülüklerinin yerine getirilmesi, hukuki yükümlülüğümüzün yerine getirilmesi için veri işlemenin zorunlu olması şartına dayanmaktadır. (KVKK m.5/2-ç)

2.6. Görsel ve İşitsel Kayıtlar [Özel Nitelikli Kişisel Veri]

Tıbbi ve estetik uygulama amaçlı fotoğraflar KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri sayılır. 7499 sayılı Kanun ile 01.06.2024 tarihinde yürürlüğe giren değişiklikle özel nitelikli kişisel veri işleme şartları KVKK m.6/3'e taşınmıştır. Bu kayıtlar kullanım amacına göre iki farklı şekilde işlenir:

• Klinik Değerlendirme (İç Kullanım): Tedavinin planlanması ve takibi amacıyla işlenir. Sır saklama yükümlülüğü altındaki hekimimiz tarafından yürütüldüğü için bu işlem için ayrıca açık rıza aranmaz. Bu kayıtlara yalnızca hekim ve yetkili sağlık personeli erişebilir. (KVKK m.6/3-e: Sır saklama yükümlülüğü altında tıbbi teşhis ve tedavi hizmetleri)
• Sosyal Medya, Bilimsel Yayın ve Reklam: Fotoğraflarınızın Instagram, web sitesi gibi platformlarda paylaşılması, bilimsel dergilerde kullanılması veya tanıtım materyallerine eklenmesi kesinlikle açık rızanıza tabidir. Bu onayı vermemeniz, alacağınız sağlık hizmetini hiçbir şekilde etkilemez. (KVKK m.6/3-a: Açık rıza)

2.7. Sağlık Bilgileri [Özel Nitelikli Kişisel Veri]

İşlenen Veriler: Kan grubu, kişisel sağlık geçmişi, kullanılan cihaz/protez bilgileri, engellilik durumu

• Sağlık verileriniz; tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altındaki hekimimiz tarafından açık rızanız aranmaksızın işlenir. (KVKK m.6/3-e)
• Ayrıca acil durum yönetimi (KVKK m.6/3-c) ve Sağlık Bakanlığı/SGK gibi kurumlara yasal bildirimlerin yapılması (KVKK m.5/2-(ç)) amaçlarıyla mevzuata uygun olarak işlenmektedir.

3. Kişisel Verilerinizi Toplama Yöntemimiz

Kişisel verileriniz; tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle, aşağıdaki kanallar aracılığıyla toplanmaktadır:

• Muayenehane ortamında yüz yüze görüşmeler, doldurulan formlar ve anketler,
• Telefon görüşmeleri ve hasta takip sistemi,
• WhatsApp, Instagram ve e-posta üzerinden kurulan iletişim,
• Klinik ortamında gerçekleştirilen tıbbi fotoğraf çekimleri,
• Muayenehane güvenlik kamera sistemi.

4. Kişisel Verilerinizin Aktarıldığı Kişi ve Kurumlar

Verileriniz, yalnızca yukarıda belirtilen amaçların gerektirdiği ölçüde aşağıdaki alıcı gruplarıyla paylaşılabilir:

• Yetkili Kamu Kurumları: Sağlık Bakanlığı, SGK, adli makamlar ve ilgili düzenleyici kurumlar. (Kanuni yükümlülük — KVKK m.5/2-(ç))
• Hizmet Alınan Üçüncü Kişiler: Muhasebe, hukuk ve bilişim (IT) danışmanları; gizlilik sözleşmeleri çerçevesinde ve yalnızca gerekli ölçüde. (Sözleşme ifası ve meşru menfaat — KVKK m.5/2-(c) ve m.5/2-(f))
• Sosyal Medya ve Yayın Organları: Yalnızca Açık Rıza Belgesi ile onay vermeniz durumunda paylaşılır. (Açık rıza — KVKK m.6/3-a)

5. Yurt Dışına Veri Aktarımı

Türkiye'de yerleşik hasta takip sistemimizdeki verileriniz yurt dışına aktarılmamaktadır. Ancak, iletişim süreçlerimizde kullandığımız WhatsApp, Instagram (Meta Platform) ve E-posta hizmetlerinin sunucuları yurt dışında bulunmaktadır.

• Tedavi ve Randevu Amaçlı İletişim: Bu platformlar üzerinden randevu oluşturulması ve tedavi bildirimleri yapılması, sağlık hizmeti sözleşmesinin ifası için zorunlu olduğundan açık rıza aranmaksızın gerçekleştirilir. (KVKK m.9/6-(b))
• Tanıtım Amaçlı İletişim: Bu platformlar üzerinden kampanya ve bilgilendirme mesajları gönderilmesi yalnızca açık rızanız ile mümkündür. (KVKK m.9/6-(a))

Verilerinizin bu platformlar aracılığıyla yurt dışı sunucularına aktarılmasını istemiyorsanız, bizimle telefon veya KEP adresimiz (mustafa.tan.9@hs01.kep.tr) üzerinden iletişime geçebilirsiniz.

6. Kişisel Verilerinizin Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, işlenme amacının ortadan kalkması veya yasal saklama sürelerinin dolması halinde silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Temel saklama sürelerimiz şunlardır:

• Hasta Dosyası (kimlik, iletişim, sağlık bilgileri ve klinik fotoğraflar): En az 20 yıl. (Kişisel Sağlık Verileri Hakkında Yönetmelik)
• Randevu, Hizmet ve Finans Kayıtları: 5 yıl. (213 sayılı Vergi Usul Kanunu)
• Güvenlik Kamera Kayıtları: En fazla 30 gün; hukuki bir uyuşmazlık durumunda süreç tamamlanana kadar saklanır. (KVKK m.4 ölçülülük ilkesi)
• Sosyal Medya/Tanıtım Amaçlı Görseller: Açık rızanız geçerli olduğu sürece. Rızanızı geri çekmeniz halinde 30 gün içinde imha edilir. (KVKK m.7)
• Hukuki Yazışma ve Sözleşmeler: 10 yıl. (6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.146)
• İşlem Güvenliği (Log) Kayıtları: 2 yıl.

7. Veri Güvenliği Tedbirleri

Muayenehanemiz, kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak için KVKK m.12 kapsamında kapsamlı teknik ve idari tedbirler almaktadır.

• İdari Tedbirler: Düzenli personel eğitimleri, yetki matrislerinin oluşturulması, gizlilik sözleşmelerinin imzalanması, veri minimizasyonu politikalarının uygulanması ve kurum içi denetimler.
• Teknik Tedbirler: Özel nitelikli veriler için şifreleme yöntemlerinin kullanılması, ağ güvenliği, güvenlik duvarı (firewall) ve antivirüs sistemlerinin güncel tutulması, düzenli veri yedeklemesi, sızma testleri ve erişim loglarının güvenli şekilde tutulması.

8. KVKK Kapsamındaki Haklarınız

Kanun'un 11. maddesi uyarınca aşağıdaki haklara sahipsiniz:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• 7’nci maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

Muayenehanemize, KVKK’den doğan taleplerinizi yazılı olarak “Veri Sahibi Başvuru Formu”nun doldurulması suretiyle veya Kişisel Verileri Koruma Kurulunun belirleyeceği diğer yöntemler ile iletebilirsiniz. Veri Sahibi Başvuru Formunu;

• Muayenehanemize kimliğinizi tespit edici belgeler ile elden teslim edebilir,
• KEP kanalıyla mustafa.tan.9@hs01.kep.tr adresine,
• E-posta ile, posta veya noter kanalıyla “Suadiye Mh. Bağdat Cd. No: 371/1 D: 85 Kadıköy/İstanbul” adresine gönderebilirsiniz.

Muayenehanemiz, KVKK’nin 13’üncü maddesine uygun olarak, başvuru taleplerinizi, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde Kurul tarafından belirlenen tarifedeki ücretler tarafınızdan talep edilebilecektir. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.

İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde Muayenehanemiz tarafından yenilenebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak Aydınlatma Metni’nin en güncel haline muayenehanemizdeki duyuru panomuzdan ve web sitemizden ulaşabilirsiniz.